Ekonomia i Technika

Pojęcie zarządzania było formułowane przez różnych autorów. Najbardziej racjonalna wydaje się definicja sformułowana przez Tadeusza Kotarbińskiego. Według niego zarządzanie jest to powzięcie decyzji rozpoczęcia lub zaprzestania prowadzenia działalności na podstawie znajomości celów i środków.

Według innych autorów również zasadniczym problemem jest wyznaczenie celu oraz drogi zmierzającej do jego realizacji. Na temat realizacji celów jest wiele poglądów i teorii w zależności od rodzaju organizacji, typu przedsiębiorstw, warunków społeczno-ekonomicznych oraz systemu podejścia do zarządzania. Cel w teorii zarządzania ma zasadnicze znaczenie. Znane jest powiedzenie Cycerona „Jeśli nie znasz portu, do którego zmierzasz, zawsze przeciwne wiatry będą ci wiały”. Jeśli nie mamy celu lub jest on niejasny, to wtedy nic nie osiągniemy, dlatego aby go osiągnąć musi być on realny i rzeczywisty. Kiedy mamy już ustalony cel wtedy przechodzimy do jego realizacji, czyli podejmujemy odpowiednie decyzje, gromadzimy jak najwięcej informacji i poddajemy je analizie.

Zarządzanie więc polega głównie na dysponowaniu zasobami ludzkimi, rzeczowymi i finansowymi oraz na koordynowaniu działań ludzkich dla osiągnięcia zamierzonych celów w sposób możliwie najbardziej efektywny. Podstawowym atrybutem zarządzania jest posiadanie władzy, która uprawnia do dysponowania posiadanymi zasobami, a podstawowym zadaniem jest zapewnienie realizacji jego celów przy zachowaniu zasady racjonalnego gospodarowania. Istotą zarządzania jest podejmowanie decyzji. Kierowanie to powodowanie działań innych ludzi zgodnie z ustalonym celem.

Pojęcie zarządzania może być używane w dwóch znaczeniach:

• szerszym, gdy obejmuje zarządzanie rzeczami, sytuacjami i kierowanie ludźmi
• węższym, jako kierowanie

W zarządzaniu i kierowaniu decydującym czynnikiem jest czynnik ludzki, czego dowodzą liczne publikacje z zakresu organizacji i socjologii.

Przy rozpatrywaniu czynnika ludzkiego największy wpływ na proces zarządzania ma kierownik, który podejmuje decyzje w stosunku do ludzi, rzeczy i ponosi za te decyzje odpowiedzialność. Ze stanowiskiem kierowniczym wiąże się władza, która jest jednym z typów społecznego zarządzania i zakłada dominowanie, przymus i zachętę.

Kierownik pełni ważną rolę w każdej organizacji, jego zadaniem jest działać tak, aby jego podwładni włączyli się do pracy i rozumieli cel jaki im wyznaczono.
Generalnie powinien on nadawać rzeczom i działaniom właściwe proporcje oaz dostosowywać środki do celów.

Wszystkie te działania odnoszą się do realizacji czterech funkcji zarządzania, które można określić jako:

• planowanie
• organizowanie
• motywowanie
• kontrolowanie

Planowanie polega na określeniu celu i działań niezbędnych dla jego realizacji oraz ustaleniu kolejności realizacji zaplanowanych działań.

Planowanie rozpoczyna się od stworzenia misji, określa się konkretne cele, czyli tworzy się tzw. „ drzewo celów” , w którym cel strategiczny dzieli się na kilka celów głównych, a te z kolei dzieli się na cele cząstkowe. Cel cząstkowy jest przyporządkowany konkretnemu pracownikowi. Za określenie misji i celów odpowiada kadra kierownicza, która rozdziela zadania i egzekwuje ich wykonanie.
Planowanie możemy podzielić na: strategiczne, operatywne i taktyczne.
Najważniejsze jest tu planowanie strategiczne, gdyż polega ono na procesie wyboru celów przedsiębiorstwa, ustalaniu polityki i programów potrzebnych do realizacji konkretnych zadań niezbędnych do osiągnięcia tych celów oraz wyboru metod koniecznych do zapewnienia wdrożenia polityki i programów strategicznych.

Jest więc procesem decydowania o tym, co dla przyszłości firmy jest najwłaściwsze, czym się powinna zajmować, jacy będą klienci i w jaki sposób zapewnić sobie lepsze funkcjonowanie i większą skuteczność. Podstawą planowania strategicznego jest zwykle pewna wizja przyszłości, z której wynikają wytyczne dla określenia misji i celów oraz budowy strategii. Głównymi jego cechami muszą być: kompleksowość i kreatywność. Planowanie strategiczne zapewnia konsekwentne ukierunkowanie działalności przedsiębiorstwa. Ułatwia przewidywanie problemów, zanim powstaną i rozwiązywanie ich zanim staną się trudne. Dokładna analiza związana z opracowaniem planu strategicznego dostarcza większej liczby informacji, co ułatwia podejmowanie trafnych decyzji.

Organizowanie polega na wykonywaniu czynności mających na celu ustalenie i powiązanie różnorodnych działań w całość. W ramach tej funkcji tworzy się struktury organizacyjne, ustala przebieg procesów pracy oraz zapewnia właściwą organizację pracy na każdym stanowisku. Proces organizowania można rozumieć dwojako: jako procesowe lub strukturalne. Organizowanie procesowe działa na zasadzie projektowania procesów wykonawczych i procesów zarządzania pod kątem ergonomicznego i racjonalnego przebiegu poszczególnych czynności podstawowych i pomocniczych. Organizowanie strukturalne polega na grupowaniu czynności i pracowników w komórki i zespoły komórek, przydzielaniu zadań, prac, kształtowaniu więzi współpracy, delegowaniu i rozgraniczaniu uprawnień oraz udzielaniu reguł koordynacji i współdziałania. Celem organizowania jest spowodowanie, aby przedsiębiorstwo było konkurencyjne, mając przy tym na uwadze wysoką jakość produktów lub usług, minimalizację kosztów i maksymalizację zysków. Gotowy plan organizacyjny powoduje stworzenie grupy ludzi wykonujących zadania pokrewne, czego następstwem jest tworzenie się struktury organizacyjnej.

Motywowanie to proces pobudzania i utrwalania motywacji; proces świadomego i celowego oddziaływania na motywy postępowania ludzi przez stwarzanie środków i możliwości realizacji ich potrzeb i wartości dla osiągnięcia celów. W procesie motywowania można wyodrębnić trzy rodzaje środków:

• środki przymusu polegające na podporządkowaniu zachowań motywowanego interesom i woli motywującego
• środki zachęty oferujące nagrodę w zamian za oczekiwane zachowanie się
• środki perswazji, które ingerują w sferę emocjonalną lub racjonalną człowieka

Motywowanie jest ważną funkcją zarządzania polegającą na bezpośrednim włączeniu pracowników w nurt działalności firmy i zapewnieniu niezbędnego ich zaangażowania się w swoją pracę i obowiązki, pobudzeniu ich wiedzy i umiejętności.

Kontrolowanie jest procesem sprawdzania prawidłowości wykonywania zadań. Celem kontroli jest zapewnienie przestrzegania norm jakości, bezpieczeństwa pracy, gospodarności, reputacji firmy poprzez odpowiednie kształtowanie procesów pracy i zachowań pracowniczych.

Wymienione funkcje wykonywane są na wszystkich szczeblach organizacyjnych zarządzania, lecz ich udział na poszczególnych szczeblach jest różny. Na wyższych szczeblach organizacyjnych przeważają funkcje planowania i organizowania, na niższych zaś motywowania i kontrolowania.

Wyniki analiz i badań oraz prowadzone dyskusje dotyczące zarządzania pozwalają stwierdzić, że nowa logika zarządzania zaczyna krystalizować się wokół trzech zasad: prostoty, automomii, zarządzania przez kulturę.

Zasada prostoty opiera się na założeniu, że najlepszą odpowiedzią na złożoność stosunków społecznych i przedsięwzięć jest prosta organizacja.

Zasada autonomii polega na respektowaniu praw i potrzeb jednostki, a także na zrozumieniu, że w organizacji jest potrzebna swoboda jednostek.

Zasada trzecia wynika z dwóch pierwszych . Zarządzanie nie może odbywać się za pomocą starych reguł opartych na porządku hierarchicznym. Do minimum trzeba ograniczyć reguły nakazów i zakazów.

Jak dowodzą różne publikacje zasady te są powszechnie stosowane, wynika z tego, że motywowanie pracowników i system pochwał oraz wprowadzenie pewnej swobody w podejmowaniu działań prowadzi do poprawy wydajności i efektywności. Wprowadzenie lepszych i nowych form zarządzania i kierowania stwarza nowe możliwości w XXI wieku.

Władzą trzeba się dzielić, trzeba ją budować na porozumieniu. Zamiast więc kierować poprzez rozkazy, trzeba kierować przez współpracę, wykazując należytą troskę o ludzi i o wykonanie zadań oraz pamiętać, że pracownicy osiągają najlepsze wyniki dzięki własnemu zaangażowaniu, nie zaś wyłącznie wskutek poleceń przełożonych. Najlepszym sposobem na wzbudzenie tego zaangażowania jest współudział pracowników w podejmowaniu decyzji.

Nowoczesne zarządzanie wymaga demokracji i współdziałania, otwartej i pełnej komunikacji, otwartych i swobodnych dyskusji, wspólnego ustalania celów oraz sposobów ich realizacji. Wymaga również dużo inspirującej i twórczej energii, pomysłowości i wyobraźni, a nawet stosowania śmiałych rozwiązań w niepewnych sytuacjach oraz dbałości o to, aby wszyscy zmierzali do pożądanego celu.

W przyszłościowym zarządzaniu ważną rolę odgrywać będzie wiedza i duże doświadczenie, co wiąże się z inteligencją, kreatywnością, umiejętnością analitycznego myślenia, zdolnością do wyciągania logicznych wniosków i pokonywania przeszkód. Zasadniczym zmianom powoli ulega organizacja i filozofia funkcjonowania przedsiębiorstwa. Tworzy się wyraźny trend: przedsiębiorstwa są mniejsze, szczuplejsze, wydajniejsze i szybsze, zaspokajają potrzeby rynku i służą społeczeństwu. Globalna konkurencja wywołuje nowe problemy i zaostrza wymagania, więc aby utrzymać się na takim rynku niezbędne jest systematyczne wprowadzanie innowacji, nowych wyrobów, usług i procesów czyli rozwoju technicznego, stosowania dobrej jakości pracy bez nadmiernych zapasów, przestojów, opóźnień, a także nowych form marketingu i promocji.

Przedsiębiorstwo, aby osiągnąć sukces nie może ograniczać się wyłącznie do innowacji w sposobach zarządzania i orientacji na konsumenta, bo to dzisiaj już nie wystarczy, trzeba również zadbać o cele marketingowe i promocyjne.

W świetle badań zachodnich o osiągnięciach firm decydują takie cechy marketingowe:

• posiadanie jasno określonej wizji tego, co jest ważne, odpowiednie i motywujące zarówno konsumenta, jak i pracowników przedsiębiorstwa,
• skupienie uwagi na nadrzędnych korzyściach konsumenta, a więc na wartościach , a nie tylko na cenach,
• wprowadzanie innowacji polegających na ulepszaniu produktów oraz podejmowaniu wysiłków mających na celu dotarcie z nimi do konsumentów,
• podejście długofalowe polegające na rozpoznawaniu i analizowaniu zmian na rynku oraz planowaniu i wdrażaniu (często z wyprzedzeniem) projektów umożliwiających szybkie i elastyczne zaspokajanie pojawiających się potrzeb i życzeń klientów,
• zdolność szybkiego reagowania na potrzeby konsumentów, działania konkurencji i zmiany w otoczeniu,
• traktowanie inwestycji jako koniecznego warunku osiągnięcia ambitnych celów-przy założeniu, że rynek stanowi zasadnicze kryterium ich efektywności,
• dbałość o wizerunek i reputację firmy, nie tylko dzięki dostarczaniu wyrobów o najwyższej jakości i na najbardziej dogodnych dla klienta warunkach, ale także poprzez podejmowanie działań służących wzbudzaniu zainteresowania firmą i wywołaniu oraz utrwalaniu pozytywnego do niej nastawienia społeczeństwa (public relations ) .

Przedsiębiorstwa muszą zatem zasadniczo zmienić swoją orientację, odejść od orientacji produkcyjnej i przyjąć orientację rynkową, a więc wprowadzić u siebie zarządzanie marketingowe, polegające na traktowaniu marketingu jako funkcji integrującej i weryfikującej całość działania przedsiębiorstwa- jego badania, technologię, organizację i dystrybucję- pod kątem zwiększania zdolności do optymalnego zaspokajania potrzeb, oczekiwań i preferencji konsumentów.

Uważa się , że zarządzanie nie jest już nową dyscypliną i wszystko, co było w tej dziedzinie do odkrycia, już odkryto i opisano. Okazuje się jednak , że zarządzanie odkrywane jest na nowo, że wymaga kompleksowego i perspektywicznego podejścia do procesów rozwoju, ogarnia wyobraźnią wiele powiązanych ze sobą czynników i prowadzi do tworzenia umiejętności przewidywania, umożliwiających poradzenie sobie z coraz trudniejszą przyszłością.

We współczesnych koncepcjach rozwoju gospodarki najważniejszym czynnikiem jest właśnie zarządzanie, które tworzy określony porządek ekonomiczny, przenosi obowiązujące w społeczeństwie normy i wartości do praktyki.

W wielu krajach zarządzanie stało się najważniejszym motorem rozwoju. Państwa zaliczane dziś do wysoko rozwiniętych wykształciły własne, bardzo efektywne style zarządzania, tzw. style narodowe, które uwzględniają głównie zdobycze kulturowe, charakter narodowy i tworzą system prawno-ekonomiczny zapewniając w ten sposób wysoką efektywność gospodarowania, relatywnie niskie koszty społeczne rozwoju (ubóstwo, bezrobocie), a także ochronę zasobów przyrodniczych uznanych za dziedzictwo narodowe.

Wielu specjalistów zajmujących się nowoczesnym zarządzaniem twierdzi, że od jakości zarządzania, a zwłaszcza jego kultury zależy sposób osiągania przez społeczeństwo swoich celów rozwojowych, jak i sposób zagospodarowania i ochrony zasobów narodowych, a w rezultacie poziom rozwoju społeczno-gospodarczego i drogi jego osiągania. Sprawne zarządzanie gospodarką jest podstawą dobrobytu narodu , zaś jego brak-przyczyną niedorozwoju i ubóstwa.

„Zarządzanie – twierdzi P. Drucker- kreuje rozwój gospodarczy i społeczny. Rozwój ten jest właśnie rezultatem zarządzania. Można powiedzieć bez zbytniego uproszczenia, że nie ma krajów słabo rozwiniętych, są tylko kraje źle, nieudolnie zarządzane”.

Źródła:
Por.B. Dunion, Co to jest marketing “Rzeczpospolita” s. IX ,1993, nr 94
J. Kortan „Podstawy ekonomiki i zarządzania przedsiębiorstwem” Warszawa 1979
Koźmiński A.K., Piotrowski W., (red.) „Zarządzanie. Teoria i praktyka” Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 1997
M. Crozier „Przedsiębiorstwo na podsłuchu” Warszawa 1999, PWE
J. Penc „Decyzje w zarządzaniu” Kraków 1996, Wydawnictwo Profesjonalnej Szkoły Biznesu, wydanie III
P.F. Drucker „Innowacja i przedsiębiorczość. Praktyka i zasady” Warszawa 1992