Ekonomia i Technika

Zauważyłeś nieścisłości w swojej dokumentacji księgowej? A może jesteś niezadowolony z poziomu świadczonych usług? Koniec roku kalendarzowego to zdecydowanie najlepszy moment na zmianę biura rachunkowego na nowe. Bez względu jednak na powód zmiany warto wcześniej przygotować się na pewne formalności oraz wiedzieć, co stanowi w takich sytuacjach prawo, by uniknąć niepotrzebnego stresu.

Pierwsze znaki, że czas na zmiany

Braki w dokumentacji, błędy w obliczeniach czy złe podejście do klienta to kilka z wielu powodów, które skłaniają do tego, by zmienić biuro rachunkowe na inne. Nikt przecież nie chce współpracować z firmą, która nie potrafi dopilnować finansów klienta.

Problemem może być również kwestia dowozu dokumentów do biura czy brak działań w zakresie optymalizacji kosztów przez biuro księgowe.

Jeśli masz problem z uzyskaniem informacji na temat wysokości podatku lub biuro rachunkowe nie bierze na siebie odpowiedzialności za popełnione błędy, to są to wyraźne sygnały, że zmiana biura rachunkowego na nowe będzie najlepszym rozwiązaniem.

Kiedy zmienić biuro rachunkowe?

Prawo cywilne nie ogranicza nas w kwestii terminu zmiany biura rachunkowego. Możemy wypowiedzieć umowę w dowolnym momencie, ale trzeba pamiętać, że czasem takie przeniesienie dokumentacji może trwać nawet kilka miesięcy. Wiążące są przepisy zawarte w umowie podpisanej z dotychczasowym biurem rachunkowym. Często okres wypowiedzenia trwa 3 miesiące. Nie oznacza to jednak, że musimy czekać do końca umowy, by uzgodnić szczegóły współpracy z innym biurem rachunkowym. Wystarczy, że w nowej umowie zaznaczymy wyraźnie, że początek współpracy wyznacza dzień zakończenia poprzedniej umowy.

Warto podpisując umowę z nowym biurem powierzyć mu dokładną kontrolę dotychczasowej dokumentacji. Wprawdzie w przypadku dużych firm może to zająć kilka tygodni czy nawet miesięcy, ale jest to dobra praktyka zapewniająca bezpieczeństwo finansowe firmy.

W Warszawie solidnym biurem rachunkowym jest np. Tax Expert 24 i możemy je z czystym sumieniem polecić.

Droga do zmiany biura rachunkowego w sześciu krokach

1. Decyzja o zmianie biura oraz poszukiwanie nowego.
2. Wypowiedzenie dotychczasowej umowy i podpisanie nowej na świadczenie usług księgowych.
3. Podpisanie pełnomocnictwa dotyczącego reprezentacji w urzędach.
4. Dostarczenie nowych dokumentów rejestrowych, takich jak KRS, NIP, REGON, umowy spółki.
5. Przejęcie pełnej dokumentacji z poprzedniego biura rachunkowego
6. Rozpoczęcie współpracy z nowym biurem rachunkowym.

Najważniejsze formalności

Zmianę biura rachunkowego należy zgłosić do urzędu. W tym celu trzeba zaktualizować wpis przedsiębiorcy do CEIDG na formularzu CEIDG-1.

Kolejna bardzo ważna kwestia dotyczy pełnomocnictwa. Jeśli poprzednie biuro rachunkowe było upoważnione do składania za nas dokumentów, to trzeba taki wniosek unieważnić. Wszystkie informacje należy zawrzeć na formularzu OPL-1. Być może w umowie znajduje się już zapis o wycofaniu pełnomocnictwa wraz z zakończeniem umowy, jednak trzeba te informacje zweryfikować. Formalności związane z pełnomocnictwem oraz zgłoszeniem zmiany biura można przekazać nowej firmie prowadzącej naszą księgowość. Trzeba jednak w trakcie podpisywania umowy jasno określić, kto ma zająć się uregulowaniem tych kwestii.

Bardzo istotne jest także sprawdzenie tego, czy poprzednie biuro rachunkowe wydało nam kompletną dokumentację, czy są w niej jakieś braki, które wymagają uzupełnienia.

Dokumenty, które powinniśmy otrzymać to:

• umowy,
• faktury oraz rachunki
• wyciągi bankowe oraz pozostałe potwierdzenia zapłaty należności
• księgi podatkowe
• rejestry VAT
• ewidencja faktur
• ewidencja środków trwałych
• ewidencja wyposażenia
• ewidencja przebiegu pojazdów
• dokumentacja związana z kadrami oraz płacami
• deklaracje rozliczeniowe ZUS oraz deklaracje podatkowe.

Czas na zmianę biura

Jeśli współpraca z dotychczasowym biurem rachunkowym nie układa się pomyślnie, to warto pomyśleć o jego zmianie właśnie na przełomie grudnia i stycznia. Szukając nowego biura rachunkowego, pamiętaj co było powodem rozwiązania poprzedniej umowy oraz upewnij się, że dba ono o te kwestie. Przypilnuj, by nowa firma zajęła się wszystkim rzetelnie i zgodnie z przepisami. Praktyczne wskazówki, jak wybrać nowe biuro rachunkowe do współpracy można znaleźć w artykule: Biuro rachunkowe – na co zwracać uwagę przy wyborze.