Ekonomia i Technika

KSeF zmienia sposób pracy z fakturami. Bez integracji z ERP oznacza to jednak podwójną pracę i rosnące ryzyko błędów.

W wielu firmach księgowość ręcznie pobiera faktury z KSeF, zapisuje je lokalnie, a następnie wprowadza dane do systemu ERP. Taki model generuje niepotrzebne czynności i wydłuża proces księgowania. Każdy etap wymaga zaangażowania pracownika, a każda ręczna operacja zwiększa ryzyko pomyłki – od błędnie przepisanej kwoty po nieprawidłowy numer NIP.

Automatyczne pobieranie faktur z KSeF eliminuje pierwszy etap ręcznej pracy. Jednak aby proces był kompletny, potrzebny jest program do elektronicznego obiegu dokumentów, który skieruje fakturę do właściwej osoby i nada jej odpowiedni status. Samo pobranie dokumentu to dopiero początek – kluczowa jest jego dalsza ścieżka w organizacji.

W praktyce problem wygląda tak: faktura trafia do księgowości, ale wcześniej musi zostać zatwierdzona przez kierownika projektu lub dział zakupów. Jeśli proces odbywa się mailowo, dokument krąży między skrzynkami, a księgowość nie ma informacji, czy został już zaakceptowany. W przypadku nieobecności jednej osoby proces zatrzymuje się na kilka dni. Termin płatności mija, a firma naraża się na odsetki.

Najwięcej czasu firma traci na:

• przekazywaniu dokumentów między działami,

• braku jasnej ścieżki akceptacji,

• ręcznym ogarnianiu faktur,

• szukaniu statusu dokumentu w mailach i arkuszach Excel.

Brak spójnego systemu powoduje również trudności przy audytach i kontrolach. Odtworzenie historii akceptacji wymaga przeszukiwania korespondencji i ręcznego sprawdzania, kto zatwierdził dokument. To dodatkowe godziny pracy, które nie wnoszą żadnej wartości operacyjnej.

Spójny proces oznacza integrację systemu księgowego z obiegiem dokumentów. Program do zarządzania dokumentami pozwala nie tylko przechowywać pliki, ale też zarządzać całym cyklem życia dokumentu – od momentu pobrania z KSeF, przez akceptację, aż po archiwizację.

W praktyce wygląda to następująco: system automatycznie pobiera fakturę, nadaje jej kategorię i uruchamia zdefiniowany workflow. Osoby odpowiedzialne otrzymują powiadomienia, a każda decyzja jest zapisywana w historii dokumentu. Po zatwierdzeniu dane są przekazywane do ERP bez konieczności ręcznego przepisywania.

Dzięki temu ogarnianie faktur staje się procesem automatycznym i przewidywalnym. Firma zyskuje pełną przejrzystość – w każdej chwili wiadomo, na jakim etapie znajduje się dokument i kto jest za niego odpowiedzialny.

Efekt? Krótszy czas księgowania, mniejsze ryzyko błędów, brak przestojów w akceptacjach i pełna kontrola nad statusem każdej faktury w jednym, zintegrowanym procesie.